Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) – Bagi teman-teman yang berniat melakukan perjalanan ke luar kota untuk urusan kantor, seperti mengunjungi kantor cabang atau melihat pameran, biasanya suka ditanya mengenai surat tugas sebagai bukti bahwa teman memang diperintahkan untuk melakukan tugas tersebut. Selain itu, biasanya juga dibutuhkan Surat Perintah Perjalanan Dinas atau sering disebut SPPD sebagai bukti untuk pihak internal kantor, yaitu HRD untuk menginformasikan bahwa yang bersangkutan tidak hadir karena ada tugas luar kota dan Departemen Keuangan untuk mengeluarkan dana yang dibutuhkan sesuai anggaran yang diajukan.
Contoh tujuan perjalanan ke luar kota untuk dinas antara lain :
- Melakukan audit keuangan atau sop di kantor cabang/agen/reseller
- Memberikan pelatihan kepegawaian kepada staf baru di kantor cabang ataupun pelatihan produk baru kepada sales
- Melakukan presentasi dan demonstrasi produk kepada calon pembeli
- Melakukan survei kepada supplier
- Mendapatkan training tentang kepegawaian, produk baru, aturan baru dll
- Melihat pameran yang berhubungan dengan pekerjaan dan perusahaan
- Menjaga pameran/stand
- Dan masih banyak lainnya
Untuk itu diperlukan format SPPD yang umum dan bisa mewakili semua kepentingan di dalam perusahaan. Berikut adalah contoh SPPD dalam bentuk form yang bisa diunduh di bawah, dengan keterangan sebagai berikut :
Contoh Format Surat Perintah Perjalanan Dinas
- Nama Atasan (yang berwenang memberikan perintah perjalanan dinas)
- Referensi (contoh surat edaran direksi, surat permohonan supplier dll)
- Nama Karyawan (yang diperintahkan melakukan perjalanan dinas)
- a) Jabatan b) Pangkat/Tingkat
- Maksud dan Tujuan perjalanan dinas (bisa diisi seperti contoh tujuan di atas)
- Transportasi
- a) Tempat berangkat b) Tempat tujuan
- a) Lamanya perjalanan dinas (berapa malam/berapa hari) b) Tanggal berangkat c) Tanggal kembali
- Anggaran perjalanan
- Alokasi Anggaran (departemen yang mengalokasikan anggaran, seperti HRD utk training, Marketing utk sales dll)
- Keterangan (diisi informasi tambahan yang dianggap perlu)
Setelah ini ada kolom utk tanggal ditetapkan, serta kolom untuk tanda tangan pihak-pihak yang berkepentingan. Apabila diperlukan bisa ditambahkan kolom untuk tandatangan pihak tujuan sebagai bukti bahwa anda betul melakukan perjalanan dinas ke tempat tujuan.
Demikian contoh SPPD yang resmi dan benar. Saya sudah buatkan form perjalanan dinas yang tinggal dimodifikasi sesuai kebutuhan. Jangan lupa ditaruh kop/logo perusahaan di bagian header sebelum diprint, kecuali mencetaknya memang sudah menggunakan kertas dengan kop surat resmi.
Contoh Form Surat Perintah Perjalanan Dinas.docx (31.9 KiB, 1,613 hits)
