Surat Klaim – Jika anda termasuk orang yang bekerja di dunia perniagaan, pastinya anda sudah paham permasalahan di dalam perdagangan. Dan permasalahan yang seringkali muncul dalam dunia perdagangan yaitu komplain atau klaim terhadap sebuah barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan baik dilakukan oleh pembeli maupun penjual.
Bagi sebuah perusahaan perdagangan besar, klaim atau komplain tersebut sering dilakukan dengan menggunakan surat klaim. Tujuan dari pembuatan surat klaim ini yakni untuk memberitahukan dari pihak pembeli/pemesan kepada pihak penjaul karena ada barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Dan pembuatan surat klaim ini biasanya dikarenakan jumlah barang tidak sesuai, keterlambatan pengiriman,kerusakan barang atau juga pengingkaran perjanjian yang telah disepakatai bersama. Dan manfaat surat klaim dibuat yaitu untuk menyelesaikan permasalahan jual beli, meningkatkan penjual untuk memberikan pelayanan yang memuaskan, meminta keterangan pada penjual dan meningkatkan hubungan baik antar keduanya.
Sementara untuk cara membuat surat klaim yang benar, ada beberapa point yang perlu di perhatikan oleh si pembuat diantaranya menghubungkan dengan tanggal dan no surat pesanan, penyampaian komplain harus dengan menggunakan bahasa yang baik atau santun, sebutkan jumlah barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan dan sebutkan alasan dari klaim. Dan untuk memudahkan anda dalam membuat surat klaim, anda bias melihat contoh surat klaim yang benar dibawah ini.
Contoh Surat Klaim Yang Baik dan Benar
PT. Selalu Sukses
Jalan Jaya Raya V Blok B. 1/ No 11
Cipondoh Raya, Telp (021) 632123
Kota Jakarta 15120
Jakarta SelatanNomor : 222/AK/VI/2015 12 Juli 2015
Lampiran : –
Hal : PENGADUAN ATAS KIRIMAN BARANGKepada
Yth. Manager Pemasaran PT. Abadi Sentosa
Jalan Beringin Raya III No. 66
SurakartaDengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa, kiriman Saudara berupa :
1. 5 buah PC
2. 5 buah Printer Merek Canon
3. 3 AC Panasonic
4. 2 TV LED merek ThosibaTelah sampai di tempat kami, dan kami mengucapkan terima kasih.
Namun, dengan sangat menyesal kami harus sampaikan bahwa setelah peti – peti barang tersebut kami buka, ternyata di dalam peti dengan kode ST-1 ada sebuah lemari es yang rusak. Kerusakannya yaitu di bagian freezer atau pendingin lemari es tersebut yang tidak dapat berfungsi, sehingga lemari es tersebut tidak dapat dipergunakan.
Menurut kami, kerusakan lemari es tersebut disebabkan karena pengepakan barang yang kurang pas sehingga sekrup di bagian freezer terlepas saat terjadi guncangan yang mengakibatkan lemari es tersebut menjadi rusak.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dengan ini kami minta kepada Saudara agar dapat segera mengirimkan penggantinya dan kami akan segera pula mengirimkan barang yang rusak tersebut ke alamat Saudara atas beban biaya Saudara.
Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,
Dina Danita
Manager Pemasaran
Mungkin itu saja Contoh surat klaim yang bisa kami infokan kepada anda, dan biasanya surat klaim ini juga sangat erat hubungannya dengan surat jalan pengiriman barang. Terima kasih atas kunjungannya sampai berjumpa pada waktu yang akan datang
